Privacyverklaring Herstel en Revalidatie

Versie: concept 16 juli 2026
Laatst bijgewerkt: 19-7-26

Herstel en Revalidatie vindt het belangrijk dat u zich veilig, gehoord en gerespecteerd voelt. Dat geldt niet alleen tijdens een behandeling, training of persoonlijk begeleidingstraject, maar ook voor de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, hoe wij ze beveiligen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Handelsnaam: Herstel en Revalidatie
Juridische naam/rechtsvorm: Impact Vitaal
Verantwoordelijke behandelaar/eigenaar: Willemjan Daas
Vestigingsadres: Buitenkruier 68
Postcode en plaats: 1841ER Stompetoren
KvK-nummer: 20140468
E-mailadres voor privacyvragen: info@herstel-revalidatie.nl
Telefoonnummer: +316 48932763
Website: herstel-revalidatie.nl

In deze verklaring gebruiken wij de termen “Herstel en Revalidatie”, “wij” en “ons”.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

  • bezoekers van onze website;
  • personen die contact met ons opnemen;
  • cliënten en voormalige cliënten;
  • deelnemers aan fysiotherapie, revalidatie, fitness, bodysculpting, voedingsbegeleiding of persoonlijke coaching;
  • personen die een intakeformulier invullen;
  • gebruikers van het cliëntportaal;
  • personen die zich aanmelden voor informatie, nieuwsbrieven of activiteiten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die u gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

3.1 Identificatie- en contactgegevens

  • naam;
  • adres en woonplaats;
  • geboortedatum;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • gebruikersnaam;
  • cliëntnummer of intern dossiernummer;
  • contactvoorkeuren.

3.2 Gezondheids- en behandelgegevens

Wanneer dit nodig is voor fysiotherapie, revalidatie of persoonlijke begeleiding kunnen wij verwerken:

  • uw hulpvraag en klachten;
  • medische voorgeschiedenis;
  • informatie over pijn, belastbaarheid en functioneren;
  • diagnoses of informatie van andere zorgverleners;
  • onderzoeksbevindingen;
  • behandel-, trainings- en begeleidingsdoelen;
  • behandelplannen en evaluaties;
  • voortgang en behandelresultaten;
  • afspraken, sessies en oefeningen;
  • gegevens over medicatie voor zover relevant;
  • correspondentie die onderdeel is van uw behandeling of begeleiding.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Hiervoor gelden extra wettelijke beschermingsregels. Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is, bijvoorbeeld voor het leveren van gezondheidszorg of op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

3.3 Gegevens over leefstijl en persoonlijke begeleiding

Afhankelijk van uw traject kunnen wij gegevens verwerken over:

  • beweging en sport;
  • voeding en eetgewoonten;
  • slaap en herstel;
  • lichaamsbeleving en zelfbeeld;
  • motivatie, coping en ervaren belemmeringen;
  • gewicht, lengte en lichaamsmaten;
  • trainingsresultaten;
  • persoonlijke doelen;
  • voorkeuren voor begeleiding;
  • door u ervaren lichamelijk of emotioneel welzijn.

U bent niet verplicht om meer informatie te geven dan noodzakelijk is. Gewicht, lichaamsmaten, foto’s en persoonlijke reflecties zijn alleen verplicht wanneer wij dat vooraf duidelijk aangeven en deze informatie noodzakelijk is voor de afgesproken dienstverlening.

4. Intakeformulieren

Wanneer u een intakeformulier invult, kunnen wij onder andere uw contactgegevens, hulpvraag, gezondheidsgegevens, doelen en voorkeuren ontvangen.

Wij gebruiken deze gegevens om:

  • te beoordelen welke begeleiding passend is;
  • een behandeling of traject voor te bereiden;
  • contact met u op te nemen;
  • een cliëntaccount en cliëntprofiel aan te maken;
  • uw antwoorden veilig in uw dossier op te slaan;
  • de veiligheid en haalbaarheid van het traject te beoordelen.

Wanneer uit de intake geen behandeling of begeleidingstraject ontstaat, verwijderen wij de intake in beginsel binnen 12 MAANDEN, tenzij wij de gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting, een geschil of een andere gerechtvaardigde reden.

5. Cliëntaccount en cliëntportaal

Voor persoonlijke begeleiding kunnen wij een beveiligd cliëntaccount en een privé cliëntprofiel aanmaken.

In het cliëntportaal kunnen onder andere worden verwerkt:

  • accountgegevens;
  • intakegegevens;
  • afspraken;
  • behandeldoelen;
  • trainingsregistraties;
  • voortgangsinformatie;
  • chatberichten;
  • documenten;
  • optionele voortgangsfoto’s.

Uw account is persoonlijk. Deel uw wachtwoord niet met anderen en gebruik bij voorkeur een uniek en sterk wachtwoord.

Wij gebruiken gegevens uit het portaal uitsluitend voor de uitvoering, administratie, beveiliging en verbetering van uw behandeling of begeleiding.

6. Chatberichten en communicatie

Wanneer u via het cliëntportaal, e-mail, telefoon of een ander communicatiekanaal contact met ons heeft, kunnen wij deze communicatie bewaren.

Berichten die relevant zijn voor uw behandeling, veiligheid of begeleiding kunnen onderdeel worden van uw dossier.

Gebruik het cliëntportaal of het door ons aangewezen beveiligde communicatiekanaal voor gevoelige medische of persoonlijke informatie. Gewone e-mail en commerciële berichtendiensten kunnen minder geschikt zijn voor het delen van bijzondere persoonsgegevens.

7. Voortgangsfoto’s en andere afbeeldingen

Het uploaden of maken van voortgangsfoto’s is altijd optioneel, tenzij wij vooraf uitdrukkelijk iets anders met u zijn overeengekomen.

Wij gebruiken voortgangsfoto’s uitsluitend voor:

  • het volgen van uw persoonlijke ontwikkeling;
  • evaluatie van een afgesproken begeleidingstraject;
  • vergelijking van resultaten;
  • bespreking tussen u en uw behandelaar of begeleider.

Voortgangsfoto’s worden niet openbaar gemaakt en niet gebruikt voor reclame, sociale media, voor-en-na-publicaties, scholing of andere commerciële doeleinden zonder een afzonderlijke, specifieke en uitdrukkelijke toestemming.

U kunt een gegeven toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

8. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van vragen;
  • het plannen en uitvoeren van afspraken;
  • fysiotherapeutisch onderzoek en behandeling;
  • revalidatie en trainingstherapie;
  • persoonlijke coaching en leefstijlbegeleiding;
  • fitness- en bodysculptingbegeleiding;
  • voedingsadvies;
  • het opstellen en beheren van een cliëntdossier;
  • het aanbieden en beveiligen van het cliëntportaal;
  • communicatie tussen cliënt en behandelaar;
  • het volgen en evalueren van voortgang;
  • facturatie en financiële administratie;
  • kwaliteitsbewaking;
  • klachtenafhandeling;
  • beveiliging en voorkoming van misbruik;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • het verdedigen van onze rechten bij een geschil;
  • het versturen van nieuws of aanbiedingen wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor u ze heeft verstrekt.

9. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit noodzakelijk is om:

  • een behandel- of begeleidingsovereenkomst uit te voeren;
  • een afspraak te plannen;
  • een cliëntaccount te beheren;
  • een door u gevraagde dienst te leveren;
  • op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Wettelijke verplichting

Wij verwerken of bewaren gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor:

  • het bijhouden van een medisch dossier;
  • fiscale administratie;
  • identificatie- en verantwoordingsverplichtingen;
  • medewerking aan bevoegde toezichthouders of autoriteiten.

Gezondheidszorg

Gezondheidsgegevens kunnen worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het verstrekken of beheren van gezondheidszorg en de verwerking plaatsvindt door of onder verantwoordelijkheid van een zorgprofessional die aan een geheimhoudingsplicht is gebonden.

Uitdrukkelijke toestemming

Wij vragen waar nodig uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld voor:

  • optionele voortgangsfoto’s;
  • verwerking van gezondheidsgegevens buiten een reguliere behandelrelatie wanneer geen andere wettelijke uitzondering geldt;
  • nieuwsbrieven en marketing;
  • niet-noodzakelijke cookies;
  • publicatie van ervaringen, beelden of resultaten.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken voor gerechtvaardigde belangen, zoals:

  • beveiliging van de website en het cliëntportaal;
  • voorkoming van fraude of misbruik;
  • interne administratie;
  • bescherming en verdediging van juridische rechten;
  • verbetering van onze dienstverlening.

Wij wegen daarbij ons belang af tegen uw privacybelang.

10. Medisch beroepsgeheim en vertrouwelijkheid

Gegevens die onder het medisch beroepsgeheim vallen, worden alleen gedeeld wanneer:

  • u daarvoor toestemming heeft gegeven;
  • dit noodzakelijk is voor uw behandeling en wettelijk is toegestaan;
  • wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
  • sprake is van een uitzonderingssituatie waarin doorbreking van het beroepsgeheim juridisch is toegestaan.

Medewerkers en ingeschakelde professionals krijgen alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen gegevens delen met:

  • behandelaars of begeleiders die rechtstreeks bij uw traject betrokken zijn;
  • uw huisarts, bedrijfsarts, specialist of andere zorgverlener, wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is;
  • zorgverzekeraars, wanneer dit nodig is voor declaratie of controle;
  • leveranciers van hosting, e-mail, back-ups en technisch beheer;
  • leveranciers van het cliëntportaal en websitefunctionaliteit;
  • boekhouders, accountants en betaaldienstverleners;
  • juridisch adviseurs of verzekeraars bij klachten of geschillen;
  • bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

12. Onze leveranciers en verwerkers

Voor onze dienstverlening kunnen wij onder andere gebruikmaken van:

  • ClicksFactory.nl;
  • Email van ClickFactory.nl;
  • BACK-UP- OF BEVEILIGINGSPROVIDER, ClicksFactory.nl;
  • WordPress en geselecteerde WordPress-plugins;
  • BOEKHOUDPAKKET, Exact B.V.;
  • BETAALDIENSTVERLENER, ABN AMRO;
  • NAAM AFSPRAKEN- OF DECLARATIESYSTEEM, Fysio Zorg Op Maat B.V.;

Wij beoordelen welke gegevens een leverancier ontvangt en beperken dit waar mogelijk tot wat noodzakelijk is.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een geldige juridische waarborg, zoals:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
  • aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
  • een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

14. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Medisch dossier

Een medisch dossier wordt in beginsel minimaal twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Langer bewaren kan noodzakelijk zijn voor goede zorg of vanwege een juridisch belang. In bijzondere gevallen kan een verzoek om eerdere verwijdering worden geweigerd.

Financiële administratie

Facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar.

Intake zonder vervolgtraject

Intakegegevens die niet leiden tot een behandeling of begeleiding bewaren wij maximaal 12 MAANDEN na het laatste contact.

Cliëntaccount

Het cliëntaccount blijft beschikbaar zolang het traject loopt. Na beëindiging kan het account worden gedeactiveerd. Gegevens die onderdeel zijn van het medisch dossier blijven volgens de wettelijke dossiertermijn bewaard.

Chatberichten

Chatberichten die relevant zijn voor de behandeling of begeleiding kunnen onderdeel worden van het dossier en dezelfde bewaartermijn krijgen.

Niet-inhoudelijke technische of administratieve berichten verwijderen wij in beginsel binnen 2 JAAR na beëindiging van het traject.

Voortgangsfoto’s

Voortgangsfoto’s bewaren wij gedurende het traject en maximaal 6 MAANDEN na afronding, tenzij:

  • de foto onderdeel is geworden van het medisch dossier;
  • een langere termijn noodzakelijk en afgesproken is;
  • u eerder om verwijdering vraagt en geen wettelijke reden bestaat om de foto te bewaren.

Technische beveiligingsgegevens

Technische logs en beveiligingsgegevens bewaren wij in beginsel maximaal 12 MAANDEN , tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor onderzoek naar een beveiligingsincident of misbruik.

Nieuwsbrief

Uw e-mailadres blijft op de verzendlijst staan totdat u zich afmeldt of totdat wij vaststellen dat het adres langdurig niet meer wordt gebruikt.

De AVG bevat niet voor alle soorten persoonsgegevens een vaste bewaartermijn. Daarom bepalen wij per categorie welke termijn noodzakelijk en proportioneel is.

15. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • verlies;
  • onbevoegde toegang;
  • ongewenste wijziging;
  • onrechtmatige openbaarmaking;
  • misbruik;
  • vernietiging.

Afhankelijk van het systeem gebruiken wij onder andere:

  • versleutelde verbindingen;
  • toegangsrechten en gebruikersrollen;
  • persoonlijke accounts;
  • afgeschermde opslag van cliëntbestanden;
  • beveiligde back-ups;
  • updates en beveiligingspatches;
  • logging en controle;
  • beperking van toegang tot bevoegde personen;
  • geheimhoudingsafspraken;
  • procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Wij blijven onze beveiliging daarom evalueren en verbeteren.

16. Cookies en websitegegevens

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Wij kunnen functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor:

  • het functioneren van de website;
  • het onthouden van instellingen;
  • beveiliging;
  • inloggen in het cliëntportaal;
  • sessiebeheer.

Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Meer informatie staat in ons afzonderlijke cookiebeleid: COOKIEBELEID.

17. Nieuwsbrieven en marketing

Wij sturen alleen nieuwsbrieven of commerciële berichten wanneer:

  • u daarvoor toestemming heeft gegeven; of
  • een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in het bericht of door contact met ons op te nemen.

Afmelding voor marketing heeft geen gevolgen voor noodzakelijke communicatie over uw behandeling, afspraken, account of veiligheid.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u juridische gevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

Digitale hulpmiddelen kunnen ondersteuning bieden bij administratie, analyse of voorbereiding, maar beslissingen over behandeling en persoonlijke begeleiding worden niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem genomen.

19. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • onvolledige gegevens aan te vullen;
  • verwijdering van gegevens te vragen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking;
  • gegevens over te laten dragen;
  • een gegeven toestemming in te trekken;
  • informatie te ontvangen over de verwerking;
  • een klacht in te dienen.

Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek tot verwijdering kan bijvoorbeeld worden beperkt wanneer wij wettelijk verplicht zijn een medisch dossier of financiële administratie te bewaren. De AVG kent onder andere rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

20. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?

Stuur uw verzoek naar:

E-mail: info@herstel-revalidatie.nl

Postadres: Buitenkruier 68 1841ER Stompetoren

Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit op een passende manier te bevestigen. Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij informeren u wanneer dit gebeurt.

21. Klacht indienen

Bespreek een privacyvraag of klacht bij voorkeur eerst met ons. Wij proberen samen met u een passende oplossing te vinden.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie over privacyrechten en klachten vindt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Verplichte en vrijwillige gegevens

Wij geven bij formulieren zo duidelijk mogelijk aan welke velden noodzakelijk zijn.

Wanneer u noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat wij:

  • uw aanvraag niet kunnen beoordelen;
  • geen account kunnen aanmaken;
  • een behandeling niet veilig kunnen uitvoeren;
  • een afspraak niet kunnen plannen;
  • geen overeenkomst met u kunnen aangaan.

Optionele informatie hoeft u niet te verstrekken.

23. Gegevens van andere personen

Geeft u gegevens van een partner, familielid, zorgverlener, werkgever of andere persoon aan ons door? Zorg er dan voor dat u dit alleen doet wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is.

Verstrek geen medische of andere gevoelige informatie over een ander wanneer dit niet noodzakelijk is.

24. Kinderen en minderjarigen

Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, houden wij rekening met de toepasselijke regels over toestemming, vertegenwoordiging en patiëntenrechten.

Afhankelijk van de leeftijd en de soort dienstverlening kunnen toestemming of betrokkenheid van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig zijn.

25. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

  • onze dienstverlening verandert;
  • wij nieuwe systemen of leveranciers gebruiken;
  • wet- en regelgeving verandert;
  • beveiligings- of privacymaatregelen worden aangepast.

De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij bestaande cliënten waar nodig actief.

26. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan contact op via:

Herstel en Revalidatie
T.a.v. privacy en gegevensbescherming

Buitenkruier 68 1841 ER Stompetoren

info@herstel-revalidatie.nl
06 48932763